Volgens Besluit nr. 6 van 2025 van de Federal Tax Authority (FTA), dat op 1 juli 2025 in werking is getreden, zijn belastingplichtigen verplicht om ieder beroep op natuurlijk verlies van accijnsgoederen binnen een designated zone te laten onderbouwen door een officieel rapport van een onafhankelijke bevoegde instantie.

Deze verplichting is ingevoerd om objectief vast te stellen wanneer sprake is van een verlies dat voortkomt uit de natuurlijke eigenschappen van accijnsgoederen, zoals verdamping, residu in machines of verlies bij normaal gebruik. Als het verlies binnen de door de FTA goedgekeurde marge valt, en correct is gemeld en gedocumenteerd, wordt over het verlies geen accijns geheven.

Wat is een ‘onafhankelijke bevoegde instantie’?

Het gaat om een laboratorium of technische instelling die door de FTA formeel wordt erkend om vast te stellen wat het toegestane verliespercentage is bij productie, opslag of intern transport van accijnsgoederen binnen een designated zone.

Deze instantie voert inspecties uit en stelt een rapport op waarin per product het maximaal aanvaardbare verliespercentage is opgenomen. Alleen op basis van een dergelijk rapport kan een belastingplichtige bij de FTA verklaren dat sprake is van natuurlijk verlies. Alleen dan wordt het verlies niet behandeld als (accijnsplichtige) onttrekking uit de designated zone.

Een rapport moet zijn opgesteld voordat het verlies wordt gemeld, en is maximaal één jaar geldig. Zonder geldig rapport wordt geen enkele uitzondering erkend.

De FTA heeft de lijst met erkende instanties nog niet gepubliceerd, in het besluit staat expliciet dat de FTA een lijst zal publiceren met de namen van erkende onafhankelijke instanties. 

Op het moment van publicatie (juli 2025) is deze lijst nog niet beschikbaar. Er is geen openbare bron, circulaire of mededeling waarin de erkende instanties worden genoemd. De FTA heeft aangekondigd dat een interne beoordelingscommissie wordt ingesteld om laboratoria en technische instellingen te accrediteren. Pas na voltooiing van die toetsing worden de namen gepubliceerd.

Wat kun je nu wél doen?

Hoewel de lijst nog niet bekend is, kun je je wel wel inhoudelijk voorbereiden; 

1. Technische documentatie verzamelen over het productie- en opslagproces, zoals:
   • Omschrijving van elke fase waarin verlies optreedt,
   • Productieformules en verliesparameters,
   • Cijfers over eerder verlies,
   • Specificaties en onderhoudsgegevens van gebruikte apparatuur,
   • Temperatuur- en vochtigheidsregistraties, indien relevant.

2. Historische productie- en opslagdata van ten minste zes maanden verzamelen. Bij nieuwe installaties of producten kan gewerkt worden met indicatieve data, aangevuld zodra feitelijke gegevens beschikbaar zijn.
3. Voorbereiding op rapportage via EmaraTax, het elektronische portaal van de FTA waar het gemelde verlies moet worden geregistreerd samen met het rapport en bijbehorende stukken.
4. Interne controle op verliespercentages: als het werkelijke verlies de marge uit het rapport overschrijdt, wordt het overschot behandeld als accijnsplichtige onttrekking uit de designated zone. Daarover is accijns verschuldigd. De aangifte moet dan overeenkomstig worden aangepast.

Randvoorwaarden

De procedure is uitsluitend van toepassing op belastingplichtigen die actief zijn binnen een designated zone. Buiten een designated zone bestaat geen recht op vrijstelling wegens natuurlijk verlies, en is teruggaaf van accijns uitgesloten.

Een melding van natuurlijk verlies is alleen geldig als er een actueel en correct rapport beschikbaar is van een door de FTA erkende onafhankelijke instantie.

Veranderingen en opvolging

Een rapport is maximaal één jaar geldig, mits de omstandigheden bij de belastingplichtige ongewijzigd blijven. Als er iets verandert in het productieproces, de opslagcondities of de samenstelling van het product, moet binnen 20 werkdagen een nieuw rapport worden aangevraagd.

Na afloop van de geldigheidstermijn moet een nieuw rapport worden opgesteld dat zowel het werkelijke verlies over de afgelopen twaalf maanden als het verwachte verlies voor de volgende periode omvat.

De FTA en de onafhankelijke instantie kunnen onaangekondigde inspecties uitvoeren om te controleren of de verliespercentages correct zijn onderbouwd.

Conclusie

Vanaf 1 juli 2025 is natuurlijk verlies van accijnsgoederen binnen een designated zone alleen vrijgesteld van accijns als:

• er een geldig rapport beschikbaar is van een door de FTA erkende onafhankelijke instantie,
• het verlies tijdig en correct is gemeld via EmaraTax,
• het verlies niet hoger is dan het goedgekeurde percentage,
• alle ondersteunende documentatie beschikbaar is voor controle.

De lijst met erkende instanties is nog niet gepubliceerd. Zolang dat het geval is, kunnen er nog geen formele verzoeken worden ingediend voor beoordeling of rapportage.