Vraag: #Hilda, als ik een evenement wil organiseren voor honderd personen in Dubai, kan ik dat dan gewoon organiseren of moet ik nog aan bepaalde eisen voldoen?

Antwoord: net als in Nederland kun je niet zomaar een event voor honderd personen organiseren. Ik ga ervan uit dat je niet zomaar een locatie beschikbaar hebt voor honderd man, maar dat je bijvoorbeeld een hotel wilt afhuren.

Vergunningsplicht voor bijeenkomsten
Besloten evenement onder hotellicentie
Een bijeenkomst die alleen toegankelijk is voor een besloten groep (zoals een interne bedrijfsvergadering zonder openbare promotie) valt doorgaans onder de bestaande “banqueting license” van het hotel.
(Event Licensing Guidelines (DET) 2024, Art. 6, lid 2)

Openbaar of commercieel gepromoot evenement
Een evenement dat openstaat voor publiek (bijvoorbeeld met ticketverkoop, sponsoractivaties of reclame) vereist een aparte “Event Permit” van het Dubai Department of Economy and Tourism (DET).
(Event Licensing Guidelines (DET) 2024, Art. 4, lid 1).

Hybride vormen en meldingsplicht
Een evenement dat deels besloten is, maar toch reclame maakt of media-aandacht genereert, kan alsnog meldings- of vergunningplichtig zijn.
(Event Licensing Guidelines (DET) 2024, Art. 4, lid 3).

Het hotel zal voorafgaand aan je event, altijd uitgebreid nagaan of je wel de juiste vergunningen hebt, want een hotel kan aansprakelijk worden gesteld als het een evenement toestaat dat niet binnen de licentie valt of waarvoor de benodigde vergunning ontbreekt.
De meeste hotels hebben een banqueting- en zaalverhuurlicentie, inclusief catering.
(Dubai Hospitality Compliance Code (2023 editie), Sectie 2, lid 1)

Alcohol serveren en entertainment

Hotels met een alcohollicentie mogen in hun eigen ruimtes alcohol schenken. De organisator hoeft geen aparte alcohollicentie aan te vragen.
(Dubai Alcohol Licensing Regulations (2023 revision), Sectie 3, lid 1)

Live-entertainment
Als er sprake is van live-optredens (bijvoorbeeld muzikanten of dj’s), kan een aanvullende melding of - licentie nodig zijn, vooral als het evenement publiek wordt aangekondigd of er kaartverkoop is.
(Event Licensing Guidelines (DET) 2024, Art. 9, lid 1 en 2).

Entertainervisum (voor internationale artiesten)
Voor buitenlandse performers die tijdelijk willen optreden of deelnemen aan shows is er een speciaal entertainer visum.
(Entertainment Visa Directive Art. 2, lid 1).

Aanvraagprocedure
De organisator of een erkend productie-/boekingsbureau vraagt dit visum aan via de GDRFA.
Artiesten die optreden zonder geldig entertainervisum riskeren boetes of uitzetting; ook de organisator en de locatie kunnen in overtreding zijn.

Als het hotel in een freezone is gevestigd, dan gelden de freezone-specifieke bepalingen uit de Freezone Commercial Activities Code.


Stappenplan voor een bijeenkomst van 100 personen

1. Check bij het hotel
Controleer of de bijeenkomst onder de bestaande hotellicentie valt of dat een aparte Event Permit nodig is. Check ook of het hotel onder de regelgeving van een bepaalde freezone valt.

2. Bepaal of het evenement openbaar is
Als het evenement openbaar is (bijv. via kaartverkoop), moet er een Event Permit worden aangevraagd bij het Dubai Department of Economy and Tourism (DET).

3. Maak geen fouten bij het inschakelen van buitenlandse artiesten.
Buitenlandse artiesten moeten een geldig entertainervisum hebben.