Hoe vind je een goed boekhouder / accountant?

Dubai en de rest van de Emiraten zijn voor bedrijven vanaf 1 januari 2024 officieel niet meer belastingvrij. En niet alleen neemt daarmee de belastingdruk toe, maar ook de regeldruk. Het is op zich al jammer dat je 9% belasting moet betalen over al het geld wat jouw bedrijf meer overhoudt dan € 98.000 maar het is eigenlijk nog vervelender dat je dus ook een boekhouder of een accountant nodig hebt om te kijken over welk bedrag je nou precies belasting moet betalen. In dit artikel leg ik uit hoe je een boekhouder of een account kunt selecteren en waar je op moet letten.

Alle boekhouders zijn gelijk maar sommigen zijn meer gelijk dan anderen

Wat je niet moet doen is meteen naar een duur bureau stappen of een van de zogenaamde Big 4 voor om daar te vragen of ze je boeken willen bijhouden. Ten eerste kost dat klauwen met geld en ten tweede is er gewoon een risico dat uitgerekend de vrijhandelszone waar jouw bedrijf gevestigd is, deze grote dure internationale accountantskantoren niet op hun lijst heeft staan van goedgekeurde accountantskantoren. Dat is een beetje raar omdat je mogelijk denkt: "hoe duurder het kantoor, hoe makkelijker het wordt geaccepteerd", maar zo werkt de procedure niet helemaal. De freezoneheeft meestal een lijst beschikbaar van tussen de 40 en 400 accountantskantoren in de emiraten waarmee zij zaken willen doen. Het zal je opvallen als je de lijst opvraagt, het zeker niet per definitie zo is dat die accountantskantoren dan ook op dezelfde freezone zitten als waar jij zit. Er zijn dus ook accountantskantoren goedgekeurd die op het 'mainland' werken. Zonder die lijst kun je geen selectie maken. Vraag dus éérst die lijst op.

Als je alles handmatig invoert wordt het alsnog duur, zelfs met goedkope boekhouders

Het tweede aspect waar je op moet letten is de mate van automatisering van de accountant. Niet alleen omdat het duur wordt als je alles handmatig doet, maar ook omdat de federale overheid (en dat heeft dus weer niets te maken met de freezones) maar een beperkt aantal pakketten voor boekhoudingen heeft goedgekeurd. Het gaat om circa 20 pakketten en dit is de link: 

https://tax.gov.ae/en/tax.support/tax.accounting.software.vendors/accredited.tax.accounting.software.vendors.aspx

Nu is de kunst voor jou om een goede accountant te vinden die mag werken op de freezone waar jouw bedrijf gevestigd is, én die gebruik maakt met een van de goedgekeurde pakketten van de federale overheid van de emiraten. Je zou verwachten dat ze allemaal werken met goedgekeurde pakketten, maar dat is niet zo. De reden is dat veel van deze accountantbureaus het werk ook weer uitbesteden, en dan bij voorkeur naar India. En in India is de Amerikaanse "standaard" Quicken de meest gebruikte standaard. Immers, een heleboel bedrijven uit Amerika laten hun boekhouding óók in India doen. Maar uitgerekend dat QuickenBooks (het heeft meerdere namen; Quick, Quiken) is dus niet goedgekeurd door de federale overheid van de emiraten en dat kan dus echt een heel vervelende verrassing worden, en ook een hele dure. 

Om het nog iets ingewikkelder te maken moet je bovendien kijken naar het versienummer van de software en daar je accountant ook keihard op bevragen. Stomweg omdat accountants het zelf niet altijd goed in de gaten houden.

Ik heb dat samengevat in deze drie cirkels:

Conclusie & tip

Sommige vrijhandelszones eisen dat je alleen maar gebruik maakt van accounts die ingeschreven zijn qua bedrijf op dezelfde vrijhandelszone maar dat is een minderheid. De meeste freezones hebben deze eis niet en willen gewoon hebben dat je een accountant kiest uit de lijst die zij hebben opgesteld. 

Tenslotte: wat je ook kiest, waarborg dat je zelf toegang hebt en houdt tot de boekhouding en dat je die kunt downloaden. Mocht je dan ruzie krijgen met je accountant, dan kun je in elk geval weg.